I diagrammi di Gantt
In un precedente articolo (Il lavoro per progetti) mi sono occupato della progettazione citando di sfuggita uno strumento che potrebbe rivelarsi molto utile. Mi voglio riferire al cronoprogramma o diagramma di Gantt. Questo nome gli fu dato in onore di Henry Laurence Gantt (1861 – 1919), ingegnere americano e consulente aziendale.
Lo strumento messo a punto da Gantt può, come in effetti è avvenuto, essere applicato anche a progetti molto complessi. Anzi, proprio nei grandi progetti vengono maggiormente apprezzate le sue qualità e le sue caratteristiche.
Ogni attività umana nasce da un sogno, un’idea, più o meno vaga e teorica. È la fase di ideazione. Quando l’idea comincia a prendere una forma più definita allora si passa alla fase della progettazione. In questa seconda fase ci si comincia a confrontare con la realtà: dalla fase idealistica si passa ad una fase pro-attiva. Questo passaggio si concretizza nella stesura dell’elenco delle risorse -economiche, strumentali ed umane- e delle criticità. La terza ed ultima fase è quella della programmazione. In questa terza ed ultima fase, partendo dal progetto, si opera per tradurre l’idea originale in attività concrete. Si traccia il percorso operativo che dovrà portare agli obiettivi fissati nei tempi e nei modi previsti.
Le variabili che influenzano detto percorso sono numerose, su alcune delle quali è possibile intervenire, su altre molto meno. Tra le variabili più importanti sono da annoverare, sicuramente, il budget a disposizione ed il tempo. Nel caso di un’UdA, il budget sarà rappresentato dalle risorse, soprattutto umane, mentre il tempo diventa dirimente, infatti non potrà superare, in genere, 1÷2 mesi o, ancora meglio, le 4÷6 settimane. In altri casi il tempo può variare in più o in meno. Si pensi ad un qualsiasi progetto didattico.
Padroneggiare la tecnica di costruzione di un efficace diagramma di Gantt rappresenta un fattore importante nell’acquisizione di competenze nella progettazione e nella programmazione.
Ma cos’è un diagramma di Gantt o cronoprogramma? Molto semplicisticamente si tratta di una tabella a doppia entrata in cui riportare, nelle righe, le attività eventualmente suddivise in sotto attività, mentre nelle colonne troveranno posto le unità di tempo scelte -ore, giorni, settimane, mesi- variabili a seconda della durata complessiva del progetto. Inoltre, magari utilizzando un codice cromatico, diventa possibile anche indicare i responsabili delle varie attività e sotto attività previste. Nel titolo del diagramma troveranno posto anche la data di inizio progetto e la data presunta/prevista per la sua conclusione.
Grazie ad un diagramma di Gantt possiamo renderci conto, con un solo colpo d’occhio, della sequenza delle varie attività, quali fra di esse possono essere svolte contemporaneamente e quali, invece, richiedono necessariamente una propedeuticità, a che punto del progetto ci troviamo, quanto tempo abbiamo impiegato e quanto tempo abbiamo ancora a disposizione per le attività rimanenti.
Utilizzare i diagrammi di Gantt presenta diversi vantaggi. Senza nessuna intenzione di voler stilare una classifica o indicare una qualche gerarchia, cerchiamo di scoprirli, cominciando da quello più apparente. Utilizzare un diagramma di Gantt permette di fare chiarezza sul progetto e nelle nostre idee. Un cronoprogramma, infatti, richiede la suddivisione del compito in attività e sotto attività, nonché la loro corretta sistemazione sulla linea del tempo (time line), sia per quanto riguarda la loro sequenza sia per quanto riguarda eventuali sovrapposizioni. Inoltre, man mano che le attività vengono completate, si ha anche una visione del procedere del progetto, il che permette di dare conto ai nostri eventuali stakeholder, che potrebbero essere rappresentati dal dirigente scolastico piuttosto che dai genitori ma, soprattutto, dagli alunni. Quest’ultimo non è un fatto secondario in quanto avere contezza del procedere del progetto aumenta la motivazione dei ragazzi che sono portati a completare il progetto stesso per arrivare alla presentazione del prodotto finale. Un caso tipico nella scuola potrebbe essere quello di una delle tante riunioni previste dalla vita scolastica. In una tale occasione saremo in grado di argomentare il nostro lavoro con dati di fatto da riportare nelle relazioni richieste, allegando un’immagine del diagramma di Gantt. Nel caso, per altro molto frequente, di progetti da svolgere in team, esso permette la visione di insieme ad ogni componente di conoscere la propria e l’altrui situazione con un semplice colpo d’occhio.
La pianificazione effettuata con l’aiuto di un diagramma di Gantt permette una migliore gestione del tempo. In caso di discrepanza tra il tempo previsto e quello effettivamente impiegato, si può arguire subito quale attività ne è stata la causa e quindi diventa più facile ed agevole trovare ed applicare il correttore reputato maggiormente adeguato.
Utilizzare i diagrammi di Gantt nel corso della progettazione e della programmazione offre dei vantaggi da non trascurare:
- Chiarezza
- Panoramica semplificata
- Approfondimenti sulle prestazioni
- Migliore gestione del tempo
- Flessibilità
Accanto a questi, però, vi sono anche alcuni svantaggi:
- La complessità che caratterizza la sua stesura in caso di progetti con un numero elevato di attività e con un team piuttosto numeroso.
- Linearità Il successo di un diagramma di Gantt è strettamente legato alla mappatura lineare dell’intero progetto, il che significa che è necessario avere un’idea del risultato finale e dei passi da compiere prima ancora di iniziare. Questa esigenza, però, può essere letta anche come un vantaggio in quanto permette di riflettere sul progetto e di pre-vederne tutte le implicazioni.
- Stilare un diagramma di Gantt è, senza dubbio un lavoro impegnativo, però, se ben condotto, può dare grandi soddisfazioni. È da intendersi come un investimento di tempo la cui redditività in termini di obiettivi dipende da come lo si porta avanti.
- Va continuamente adattato agli eventuali cambiamenti e modifiche del progetto. È bene, comunque, aggiornare il diagramma di Gantt man mano che il progetto avanza per avere sempre sotto mano la situazione attuale del progetto stesso. Questa mansione può essere enormemente semplificata, in special modo quando si ha a che fare con un diagramma complesso, da software appositi. Girovagando per la rete mi sono imbattuto in GanttProject, un software in italiano, gratuito, molto potente e flessibile che permette la gestione completa di un qualsiasi cronoprogramma.
Le fasi per la creazione di un diagramma di Gantt sono piuttosto standardizzate. Bisogna, infatti, partire dall’elenco di tutte le attività e delle loro eventuali dipendenze. In altri termini bisogna indicare quale attività va svolta prima, quale dopo e quali possono essere svolte in contemporanea. Vanno anche indicate, per ogni attività e sotto-attività, la data di inizio e la durata. Va, quindi, creata una time-line del progetto ed infine bisogna assegnare le varie attività ai membri del team. È bene riflettere adeguatamente sulla scelta dell’intervallo di tempo. A seconda della durata complessiva del progetto, infatti, potrebbe essere opportuno scegliere mesi, settimane, giorni oppure ore.
Potrebbe essere interessante, nel caso di progetti a lunga durata, considerare anche la creazione di un grafico burn-down. Si tratta di un particolare tipo di grafico cartesiano che riporta sull’asse verticale (quello delle ordinate) le attività o loro segmenti arbitrariamente scelti ma piuttosto costanti, mentre sull’asse orizzontale (quello delle ascisse) riporta le unità di tempo scelte.
A conclusione di questo articolo mi permetto alcune riflessioni, il cui tenore ricalca quanto detto in precedenti articoli. La legittimazione e la gratificazione dei docenti devono partire dal docente stesso. È il docente che deve prendersi sul serio e prendere sul serio la propria professione ed il proprio ruolo. Se si continua a progettare ed a programmare solo per mettere a posto le carte o per non sentire il dirigente scolastico, il nostro sarà sempre e solo un lavoro opprimente e senza sbocco, se, invece, diamo valore ai nostri atti e prendiamo consapevolezza della loro importanza nella vita di tutti i giorni, della loro positiva influenza nel nostro lavoro in classe, molte cose potrebbero cambiare.
Articoli correlati: