Il lavoro per progetti
Cristoforo Colombo è universalmente apprezzato come grande navigatore e scopritore di un, a quel tempo, nuovo continente: l’America. In realtà, a parte il coraggio e l’amore per l’avventura, Colombo sbagliò completamene i suoi calcoli perché per realizzare il suo progetto partì da considerazioni sbagliate. Infatti, organizzò la traversata del grande mare oceano per raggiungere le favolose Indie.
Questa premessa ha la funzione non certo di denigrare, e nemmeno di ridimensionare, il nostro grande connazionale, ma solo quella di introdurre un argomento molto complesso come il lavoro per progetti.
Il lemma progetto deriva dal latino projectus che significa letteralmente “gettare in avanti”. Un progetto, infatti, è un’attività rivolta al futuro, un’azione che guarda avanti, che preannuncia una qualche operazione che si vuole compiere.
La stesura di un progetto non può essere fatta di getto, in solitaria, senza considerare tutte le possibili variabili che possono entrare in gioco ed influenzarne tanto il percorso quanto l’esito finale. Un progetto, per quanto semplice, ha bisogno di essere pensato con calma, con tanta riflessione e deve essere esperito da un gruppo di lavoro legato dalla stessa motivazione. Il gruppo di lavoro, però, non deve essere molto numeroso perché altrimenti diventerebbe dispersivo, annullando tutti i vantaggi dati dalla presenza di diversi punti di vista e delle diverse opinioni. Un gruppo di lavoro efficace dovrebbe essere formato da 3÷5 persone. in caso di progetti particolarmente corposi, impegnativi e complessi sarebbe opportuno suddividerlo in sotto progetti maggiormente gestibili da trattare come appena visto.
La stesura di un qualsiasi progetto deve nascere dalla consapevolezza dell’esistenza di un bisogno reale e della sua condivisone per cui si decide di realizzare una qualche azione per soddisfarlo. Senza questa spinta iniziale ogni progetto è destinato a fallire miseramente per mancanza di vis a tergo. Non può partire un progetto senza una motivazione che ne sostenga tutte le fasi.
In pratica, in ogni progetto possiamo distinguere delle fasi ben distinte, ma non necessariamente sequenziali. È probabile, infatti, che due o più fasi possano sovrapporsi, oppure qualche fase possa presentarsi più di una volta.
Le fasi che caratterizzano un progetto sono le seguenti:
- La motivazione
- Il briefing (la riflessione iniziale condivisa)
- L’analisi dei bisogni
- Le caratteristiche del prodotto
- Il censimento delle risorse materiali ed umane
- L’elenco delle criticità
- L’esecuzione vera e propria
- Il monitoraggio
- La valutazione finale
- Il debriefing (la riflessione condivisa sul percorso)
La motivazione
Ogni nostra azione deve partire da una scelta consapevole, una scelta profondamente condivisa affinché possa svilupparsi in attività efficaci e strumentali alla buona riuscita del progetto in essere. Il termine motivazione deriva dall’etimo latino “motus” ed il suo significato è muovere verso, quindi indica una spinta dinamica verso un obiettivo che, qualunque esso sia, rappresenta qualche cosa di importante per quel determinato soggetto in quel determinato momento ed in quel determinato contesto. La motivazione, infatti, non è una caratteristica stabile del soggetto ma è influenzata da una miriade di variabili legate all’individuo stesso, al momento in cui si svolge l’azione ed all’ambiente in cui lo stesso individuo si trova ad operare o a vivere in quel determinato momento storico. Si può parlare, in questo senso di una caratteristica storicizzata e contestualizzata.
Il briefing
Il termine inglese briefing deriva dal verbo “to brief”, che vuol dire “informare, dare istruzioni”, ma significa anche “riassumere”. È proprio nell’attività del riassumere che è racchiuso il vero significato di briefing: in una breve riunione bisogna riuscire ad affrontare i punti chiave di un argomento e dettare delle linee guida per la realizzazione del progetto selezionato. Il briefing deve essere organizzato dal responsabile del progetto per fare il punto della situazione su alcuni lavori in corso o per assegnare compiti operativi nella pianificazione di un nuovo progetto, attraverso una scaletta precisa di interventi e di punti da affrontare. In parole molto semplici, il briefing iniziale serve a fare ordine nelle idee iniziali e cominciare a passare dall’idea al progetto vero e proprio. Quando si collabora alla realizzazione di un progetto, è necessario essere capaci di seguire le linee guida impartite dal coordinatore, ma questo non significa rinunciare ad essere propositivi! Ad ogni partecipante è richiesto di proporre nuove idee e punti di vista alternativi. Questo permette la crescita del gruppo e di ogni singolo componente. L’attività di briefing può essere necessaria più volte a seconda della durata del progetto.
Le caratteristiche del prodotto
Ogni progetto, ancor di più in ambito scolastico, deve essere finalizzato ad un obiettivo che si sostanzia in un prodotto, sia esso materiale o immateriale. Questo riveste molta importanza per promuovere ed incrementare la motivazione degli alunni.
Non basta indicare un prodotto generico: stilare il PTOF, preparare una brochure, … Bisogna sedersi a tavolino ed indicare con chiarezza cosa realizzare, scendendo nei dettagli quanto più possibile. Questo lavoro di analisi del prodotto che si vuole realizzare è utile per diversi motivi. Intanto ci aiuta ad avere le idee chiare su quale debba essere il nostro obiettivo e quali caratteristiche esso debba avere. È chiaro che le caratteristiche debbano essere tali da soddisfare il bisogno che ci ha spinto all’ideazione del progetto. Le caratteristiche individuate andranno ad incidere, poi, sulle varie attività e sui diversi stadi previsti. Inoltre, dobbiamo avere piena consapevolezza di coloro che saranno i fruitori del prodotto finale, a quale target umano si stiamo riferendo. Nell’esempio precedente della brochure, essa dovrà avere caratteristiche diverse a seconda dei soggetti a cui ci si riferisce. Tentare di fare un qualche cosa che vada bene per tutti, molto probabilmente porterà ad un prodotto che non andrà bene per nessuno. In pratica questo punto ricalca quanto visto per il briefing ma lo affronta dal punto di vista del prodotto. Altra grande utilità di avere le idee chiare sul prodotto da realizzare si manifesta nel momento del monitoraggio del percorso, delle varie attività poste in essere per giungere all’obiettivo ipotizzato. Infatti, conoscendo bene il traguardo finale siamo in grado di stabilire con adeguata precisione se stiamo seguendo una rotta giusta o meno.
Il censimento delle risorse materiali ed umane
Qualunque sia l’obiettivo che ci prefiggiamo, abbiamo sempre bisogno di qualcosa su cui costruire il nostro progetto. Alcune cose sono essenziali ed irrinunciabili, altre sono semplicemente utili. Ve ne sono alcune, infine, che ricadono tra i così detti ladri di tempo, cioè attività e scelte inutili che portano solo ad una perdita di tempo. È bene, quindi, prima di iniziare, fare un elenco delle cose che servono e vedere se le abbiamo o se le possiamo reperire, e come. In caso in cui non sia possibile reperirle, dobbiamo modificare il nostro progetto in base a quello che abbiamo. All’estremo potremmo essere costretti a rinunciare al progetto.
Quando si parla di risorse il nostro pensiero va subito alle risorse economiche. Ma non sono i soldi quelli che servono, bensì gli oggetti o i servizi che con quei soldi possiamo avere. Riprendendo l’esempio della brochure servono, chiaramente, i fondi necessari per la stampa, ma sarebbe molto utile anche ricorrere alle competenze di un grafico per avere un prodotto che sia più accattivante anche nell’aspetto grafico. Quest’ultimo, infatti, è in grado di rendere più efficace la comunicazione affidata alla brochure.
Nel campo del reperimento delle risorse sarebbe opportuno non dimenticare l’aiuto che può arrivare dai CSV (Centri Servizi al Volontariato). Per quanto riguarda le risorse economiche si potrebbe pensare anche ad una raccolta fondi, magari sfruttando le tecnologie informatiche. Questa particolare forma di raccolta fondi prende il nome di crowdfunding e vi sono diversi siti, anche italiani, specializzati che potremmo prendere in considerazione. Tra i tanti siti ricordiamo, ma solo a mo’ di esempio, KickStarter, DeRiv, Eppela, Mamacrowd, StarsUp, ProduzionidalBasso, Indiegogo, BuonaCausa. Per conoscere tutte le piattaforme operanti in Italia si può visitare il sito economyup.it.
L’elenco delle criticità
Non bastano le risorse o la sola motivazione per portare a compimento un progetto. Infatti, bisogna superare le criticità che sicuramente si manifesteranno lungo tutto il percorso. Esse possono essere di qualsiasi tipo, sia interne sia esterne. Potrebbe, per esempio, venir meno la motivazione e la voglia di proseguire, oppure potrebbe insorgere qualche cosa che, forse, si sarebbe potuto prevedere. Così come fatto per le risorse, dobbiamo dedicare tutto il tempo e l’attenzione necessari per prevedere i punti critici e gli ostacoli che potremmo trovare sul nostro cammino per non farci trovare impreparati. Molto spesso nella fase di ideazione, di progettazione e di programmazione si disegna la realtà che vorremmo, peccando un po’ di razionalità e di oggettività. Si stabiliscono risorse, obiettivi, attività spesso fino al più minuto particolare. Peccato che spesso ci si dimentichi di soffermarsi e di riflettere per individuare le avversità. Solo preparandosi al peggio possiamo sperare di raggiungere il meglio. Una volta individuato un possibile punto critico bisogna, come ovvio, ipotizzare il percorso per superarlo o almeno depotenziarlo.
L’esecuzione
Il momento dell’esecuzione deve tenere conto in modo preciso di quanto stabilito nelle fasi preparatorie. Nelle fasi propedeutiche, infatti, ci si sarà premurati di stilare un cronoprogramma (o diagramma di gantt) quanto più razionale possibile in modo da seguire una pista che faccia da guida evitando di navigare a vista con il rischio molto reale di andare fuori rotta. Fare riferimento ad una precisa temporizzazione degli interventi e delle attività non vuol certo dire che tale temporizzazione non possa essere modificata o adeguata alle contingenze. Ogni eventuale modifica, però, deve essere fatta oggetto di adeguata riflessione, considerandone i pro ed i contro, controllando l’eventuale disponibilità di risorse che dovessero rendersi necessarie e la possibile insorgenza di qualche punto critico che non era stato previsto in precedenza. In questa fase vengono coinvolte, in modo più o meno profondo, tutte le altre fasi. È bene, sempre in questa fase, mettere nero su bianco, stilare un report su quello che si va facendo e come lo si sta facendo, con l’aggiunta di osservazioni e riflessioni. La storicizzazione diventa importante sul piano della metacognizione, permettendo, inoltre, la creazione di un archivio a cui fare riferimento alla bisogna.
Il monitoraggio
Il controllo in itinere circa lo svolgimento del progetto deve riguardare ogni singola attività che si sta svolgendo, non perdendo, però, di vista, il progetto nel suo complesso. Bisogna verificare di essere nei tempi programmati, anche se questo non è certo l’aspetto più importante. In caso di sforamento dei tempi, è necessario indagare sulle motivazioni che ne hanno determinato l’insorgere.
Lo scopo principale del monitoraggio di una qualsiasi attività didattica deve essere quello di verificarne continuamente gli esiti e, soprattutto, le risposte dei soggetti coinvolti per poter eventualmente intervenire apportando le modifiche ritenute più opportune. Il monitoraggio consente di rilevare i problemi emergenti, ma anche di descrivere gli ostacoli che potrebbero insorgere nel dipanarsi del progetto. Quella del monitoraggio deve essere un’attività sistematica, pianificata, non lasciata al caso o alla sensazione di un momento. Essa deve essere tale da permettere di reperire dati ed informazioni sullo sviluppo del progetto, inteso come processo.
Per rendere più efficace l’attività di monitoraggio è bene fissare, a monte, regole e criteri ben precisi per non lasciarsi fuorviare dalle contingenze. Il monitoraggio nel suo dispiegarsi deve mettere in evidenza punti di forza e punti di criticità, sia in merito alla strumentazione ed alla gestione delle risorse, sia per quanto riguarda l’organizzazione. Esso deve anche servire a ripensare le attività intraprese in relazione al processo nonché agli obiettivi ed ai fini che si intende perseguire.
Da tutto ciò ne consegue che il monitoraggio non può nascere per caso, ma deve poggiare su ipotesi ben precise che vanno esplicitate con chiarezza perché anch’esse vanno monitorate nel tempo.
Per concludere questo paragrafo, è possibile affermare che il monitoraggio è un‘operazione valutativa intenzionale che mira a visualizzare l’andamento delle variabili che governano il processo in atto ed il loro evolversi nel tempo e nello spazio. È, in ultima analisi, una forma di autodiagnosi e di autovalutazione e questa caratteristica non deve mai essere dimenticata, anzi bisogna esserne profondamente consapevoli per evitare di cadere in una deleteria, quanto vuota ed inutile, autoreferenzialità.
La valutazione finale
Mentre il monitoraggio può essere accostato alla valutazione formativa, infatti, se ben condotto porta a nuovi apprendimenti, la valutazione finale ricorda molto da vicino la valutazione sommativa. La valutazione finale serve a confrontare gli obiettivi programmati con i risultati ottenuti. Più precisamente sono fissati gli obiettivi, più sono enunciati ed elencati in modo analitico, più puntuale ed efficace sarà la valutazione finale. È possibile affermare che la valutazione finale inizia nella fase di progettazione e di programmazione perché è in queste fasi che bisogna fissare i criteri per una valutazione finale efficace. Nel corpo di questo articolo è stato fatto l’esempio di una brochure. Ebbene, la valutazione finale si concretizza nell’esprimere una serie di giudizi estetici e funzionali sul prodotto ottenuto, fermando l’attenzione su ogni sua caratteristica.
La valutazione estetica del prodotto non deve essere fine a sé stessa, ma deve essere strumentale agli obiettivi prefissati. Il prodotto così come confezionato riesce a veicolare il messaggio? L’aspetto ed il contenuto risultano interessanti e stimolanti per il target di riferimento? Negli studenti coinvolti si sono manifestati i cambiamenti auspicati? Una volta raccolte tutte le risposte sarà possibile dare un giudizio complessivo sul progetto e sugli esiti registrati.
Il debriefing
Il termine debriefing si riferisce ad incontri post-evento, per così dire a bocce ferme, che hanno lo scopo di valutare non tanto i risultati ottenuti, quanto il processo messo in opera. Nel corso di un debriefing si verifica se il budget è stato rispettato, se tutto è stato eseguito all’interno dei tempi prestabiliti, se l’evento è stato gestito in modo professionale, se i soggetti coinvolti sono stati soddisfatti e tutti quegli elementi utili a capire se l’evento è stato eseguito nel modo corretto. È facile notare che la valutazione finale ed il debriefing hanno diversi punti in comune, la differenza principale, quando si vogliono eseguire entrambe le attività, risiede nel fatto che la valutazione finale è maggiormente indirizzata al prodotto ed agli obiettivi raggiunti, mentre il debriefing si occupa maggiormente del processo.
Molta importanza, e mi scuso per la ripetizione, riveste la fase di briefing: se viene realizzato un buon briefing, al termine del progetto sarà possibile fare valutazioni molto più efficaci e strumentali ad un miglioramento continuo.
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